ERASMUS+ Fortbildung / Staff Training für Mitglieder der Verwaltungs- und Serviceeinheiten

Im Fokus eines Erasmus+ Fortbildungsaufenthalts steht der Erwerb von fachlichen, für die Tätigkeit an der Hochschule erforderlichen Kenntnissen und Kompetenzen, besonders in Hinblick auf einen zu erzielenden „Mehrwert“ für die Mitarbeiter*innen und die Institution. Know-how wird an der Gastuniversität erworben (wie auch eingebracht) und an der Heimatuniversität angewendet.

Mobilitäten sind in die EU Mitgliedstaaten (ausgenommen Österreich als Entsendeland), sowie Norwegen, Island, Liechtenstein, Nordmazedonien, die Türkei und Serbien möglich. Mobilitäten in nicht-assoziierte Drittländer bedürfen einer Abklärung im Einzelfall.

Ziele der Erasmus+ Fortbildung:

  • Ermöglichung des Erwerbs von Wissen sowie von praktischen Fähigkeiten wie Austausch von spezifischen Kenntnissen im Ausland
  • Weiterentwicklung der für die aktuelle Position sowie die weitere berufliche Entwicklung wichtigen Kompetenzen
  • Teilnahme an einer Schulungsaktivität im Ausland, die für die tägliche Arbeit an der Hochschuleinrichtung relevant ist. Die Aktivität kann in Form von Schulungsveranstaltungen (mit Ausnahme von Konferenzen) oder Zeiträumen des Job Shadowing und von Hospitationen erfolgen.

Das Staff Training sollte vorrangig an einer europäischen Partneruniversität der ABPU abgewickelt werden, kann jedoch in Einzelfällen auch an Hochschuleinrichtungen mit Erasmus+ Charta oder an einem Unternehmen stattfinden.

Voraussetzungen

  • Mindestdauer einer Erasmus+-Fortbildung: zwei volle Arbeitstage, Durchschnitt 3 Tage, exkl. Reisetage (max. Dauer: eine Woche, inkl. Reisetage)
  • Erstellung eines Arbeitsplans für Fortbildungsmaßnahmen
  • nachhaltige Mobilitätsplanung ist zu berücksichtigen

Abwicklung & Organisation

  • Erstgespräch mit Erasmus Koordination
  • Motivationsschreiben an Rektor (via Erasmus Koordination) verfassen: kurze Beschreibung, warum die Fortbildungsmaßnahme angestrebt wird 
  • Beantragungszeitraum
    • Einreichung bis zum Ende des vorhergehenden Sommersemesters empfohlen
    • während des Studienjahres: Auskunft bei der Erasmus+ Koordination vor Antragstellung einholen, ob noch Budget für die gewünschte Mobilität vorhanden ist 
  • Antragstellung per Antragsformular (inkl. Beschreibung der Ziele, des Inhalts und des Mehrwerts der Mobilität)
  • Zustimmung der Abteilungsleitung bzw. der/s unmittelbaren Vorgesetzten einholen
  • Kontaktaufnahme mit der Partnerinstitution und Organisation eines Einladungs-E-Mails der entsprechenden Abteilung der Gastinstitution über Erasmus+ Koordination
  • Kenntnisnahme der Verarbeitung der Daten im Rahmen der Mobilität laut folgender Datenschutzerklärung
  • die Erasmus+ Koordination übermittelt nach vorheriger Absprache unten genannte Formulare bereits vorausgefüllt (eine genaue Auflistung der relevanten Formulare finden Sie in der Informationsunterlage zur APBU Staff Mobility)
  • Ausfüllen der markierten Teile der Formulare
  • Vorlage der ausgefüllten Unterlagen (Erasmus+ Mobility Agreement, Erasmus+ Dienstreiseantrag) bei der Erasmus+ Koordination nach Möglichkeit 6 bis 8 Wochen im Voraus
  • der gesamte Antrag wird von der Erasmus+ Koordination dem Rektorat und dem Personalbüro vorgelegt
  • die Erstellung der Zuschussvereinbarung (Grant Agreement) erfolgt nachdem der Erasmus+ Dienstreiseantrag und das Mobility Agreement unterzeichnet wurden

Während des Aufenthalts

  • Verpflichtende Mitführung des vom Personalbüro zur Verfügung gestellten A-1-Formulars, das als Bescheinigung über die für die mobile Person gültigen Sozialversicherungsvorschriften dient sowie als Bestätigung, dass in einem anderen Staat keine Beiträge zu zahlen sind.
  • Bestätigung über die Dauer des Aufenthaltes (Confirmation of Stay) von der Erasmus Koordination mitnehmen bzw. an der Partnerinstitution einholen und abzeichnen lassen.

Nach dem Aufenthalt

  • Aufenthaltsbestätigung (Confirmation of Stay)der Gastuniversität bei der Erasmus+ Koordination abgeben
  • Reisebelege (Fahrkostenbelege, Boarding Pässe, Hotelkosten) ehestmöglich im Personalbüro/Reisestelle abgeben - die Abrechnung erfolgt auf Basis von Echtkosten (Taxikosten werden nur in begründeten Ausnahmesituationen nach schriftlicher Begründung ersetzt) nach der Reisegebührenvorschrift des Landes OÖ
  • Berichtslegung
    • verpflichtend: EU-Survey
      • nach Erhalt der diesbezüglichen Aufforderungs-E-Mail bestenfalls innerhalb einer Woche
      • die Auszahlung der Kostenrückerstattung erfolgt nach Einlangen des ausgefüllten EU-Surveys
      • wird der Bericht nicht zeitgerecht übermittelt, kann bis zur endgültigen Berichtslegung 1/3 der finanziellen Förderung einbehalten werden
    • narrativen/ausformulierten Bericht verfassen (Abgabe bei der Erasmus+ Koordination und der Abteilungsleitung), mit Fokus auf:
      • den Mehrwert / „Profit“ der Mobilität für den/die Mitarbeiter/in, die Abteilung und die Universität
      • Vorschlag nachbereitender Aktionen oder Neuerungen
      • mündlicher Bericht im Rahmen der Abteilungsleiter*innenbesprechung bzw. Dienstbesprechung